Vores bogholder sagde op — de næste 30 dage
En måneds opsigelse lyder af meget. Det er det ikke.
Det, der gør det svært, er ikke tiden. Det er, at den eneste person, der ved, hvor tingene ligger, går ud ad døren om tredive dage — og at det, der går galt bagefter, altid er noget, ingen tænkte på at spørge om.
Her er, hvad I skal nå, uge for uge.
Uge 1: Adgangene, mens hun stadig er her
Det er den eneste del, der er uigenkaldelig. Alt andet kan udbedres bagefter; en adgang, der hænger på en person, som er gået, kan koste uger.
Gå listen igennem, og få ejerskab overdraget — ikke bare adgang:
Regnskabssystemet. Er abonnementet oprettet i hendes navn, skal ejerskabet flyttes, ikke bare brugeren slettes.
Bankens erhvervsadgang og rettighederne i MitID Erhverv.
TastSelv Erhverv — hvem står som autoriseret, og hvem kan give andre adgang?
Lønsystemet.
Virksomhedens digitale post.
Betalingsindløsere, integrationer og abonnementer, der sender fakturaer.
Delte mapper — og det, der ligger i hendes personlige drev eller mailboks. Der ligger altid noget.
Det sidste punkt er det, folk overser. En regnearksfil med afstemninger, som kun findes ét sted, er lige så kritisk som adgangen til banken.
Uge 1 og 2: Overleveringen — og de rigtige spørgsmål
Fælden er at spørge: «er der noget, der udestår?» Svaret er altid nej. Ikke fordi nogen lyver, men fordi det, man gør rutinemæssigt, ikke føles som noget, der udestår.
Spørg i stedet om dette, og skriv svarene ned, mens hun stadig er i rummet:
Hvad plejer at gå galt i netop denne måned?
Hvilke bilag kommer altid for sent — og fra hvem?
Er der aftaler med kunder eller leverandører, som ikke står nogen steder?
Hvilke konti afstemmer du manuelt, og hvordan gør du det?
Hvad gør du ved den ene kunde, der altid er en undtagelse?
Hvad ville du selv være nervøs for, hvis du skulle overtage det her i morgen?
Det sidste spørgsmål giver som regel mere end de fem andre tilsammen.
En skriftlig overlevering er mere værd end en måneds god vilje bagefter. Folk svarer gerne på en mail i november, men ikke i februar.
Uge 2: Status — hvad er reelt bogført?
«Ajour» betyder noget forskelligt for den, der går, og den, der overtager. Bed om datoer, ikke om vurderinger:
Til og med hvilken dato er bogføringen færdig?
Er banken afstemt — og til hvornår?
Stemmer debitorer og kreditorer med underliggende lister?
Hvornår er næste momsfrist, og er grundlaget klar?
Hvornår er næste lønkørsel, og hvem trykker på knappen?
Hvor langt er årsafslutningen?
Er der huller, er det bedre at kende dem nu end at opdage dem i måned to. Et halvt bogholderi er ikke et problem, man kan udskyde — det bliver kun dyrere.
Uge 3: Beslutningen
| Uge | Det vigtigste | Kan det gøres bagefter? |
|---|---|---|
| Uge 1 | Ejerskab til systemer, bank, TastSelv, løn og digital post | Nej — det er den eneste uigenkaldelige del |
| Uge 1–2 | Skriftlig overlevering med de spørgsmål, ingen plejer at stille | Kun med hendes gode vilje — og den har en holdbarhed |
| Uge 2 | Datoer på, hvor langt bogføring, afstemninger og årsafslutning er | Ja, men det bliver dyrere |
| Uge 3 | Beslutning: ansætte, interim eller fast ekstern løsning | Ja — men så mister I uge 4 |
| Uge 4 | Overlap mellem den, der går, og den, der overtager | Nej — muligheden findes kun nu |
Der er tre veje, og de er ikke lige gode i den situation, I står i.
Ansætte en ny. Rekruttering tager typisk to til tre måneder, og derefter går der et halvt år, før en ny kender jeres kunder og jeres sæsoner. Det kan sagtens være det rigtige — men det løser ikke de næste tredive dage.
En interim-løsning. Nogen overtager funktionen nu, så I kan træffe den langsigtede beslutning i ro. Det er den eneste af de tre, der køber jer tid frem for at bruge af den.
En fast ekstern løsning. I lægger funktionen ud og skal ikke rekruttere igen. Overvejer I det, har vi regnet på, hvad alternativet koster, i Hvad koster en økonomichef?
Den dyre fejl er at vælge den første og regne med at klare mellemtiden selv. Det er sådan, momsfrister bliver overskredet — ikke af ligegyldighed, men fordi ejeren pludselig skulle passe et bogholderi ved siden af sit eget arbejde.
Uge 4: Overlappet
Hvis I kan få den, der overtager, til at være der samtidig med den, der går — bare et par dage — er det mere værd end noget dokument.
To dage side om side fanger de ting, ingen tænkte på at skrive ned. Det er den billigste forsikring, der findes i den her situation, og den kan kun købes, mens der stadig er en måned tilbage.
Det, der koster penge, hvis I ikke når det
En overskredet momsfrist. Renter og gebyrer — og en henvendelse fra Skattestyrelsen, ingen har tid til.
En lønkørsel, der ikke bliver kørt. Det er ikke en mulighed. Den skal have en ejer fra dag ét.
En årsafslutning bygget på et halvt bogholderi. Revisoren finder det, og det bliver dyrere end at have ryddet op løbende.
Og den værste: at ingen om tre måneder kan forklare, hvorfor en konto ser ud, som den gør. Det er ikke en regning, der kommer med det samme. Det er en, der kommer hvert år.
Mister I samtidig overblikket over likviditeten, bliver det hurtigt konkret — det har vi skrevet om i Likviditetsstyring, når I er tredive ansatte
Hvis I har brug for nogen nu
Det er præcis den situation, vores interim regnskabskonsulent er lavet til. Ring, og I har en plan inden for 24 timer. Vi er typisk i gang inden for en uge, remote eller hos jer, alt efter hvad opgaven kræver.
Vi overtager driften fra dag ét, holder moms- og lønfristerne, dokumenterer det, vi finder undervejs, og hjælper jer videre til den permanente løsning — også hvis den er, at I ansætter selv.
Kort fortalt
Brug uge ét på adgange og de rigtige spørgsmål, uge to på at få datoer på, hvor langt bogføringen er, uge tre på beslutningen, og uge fire på overlappet.
Og træf beslutningen i uge tre — ikke i uge fire. Den sidste uge skal bruges på overlevering, ikke på at finde ud af, hvad I vil.
Står I i det nu, så ring på 71 79 37 42 eller skriv til tal@probitas.dk. Vi svarer også, hvis I bare har brug for at vende, hvad I skal gøre.
Er hullet permanent og ikke midlertidigt, kan vi træde ind som jeres økonomifunktion på deltid.
Vi har beskrevet to forløb, hvor vi overtog et bogholderi, der var kørt fast, blandt vores cases.
