Cases
Sådan arbejder vi — fem eksempler fra virkeligheden
Det bedste, vi kan sige om vores arbejde, er hvad det konkret har betydet for de virksomheder, vi arbejder med. Her er fem eksempler, som er anonymiserede, men virkelige. De to første handler om virksomheder, hvor økonomifunktionen skulle bære mere, end den kunne. De tre sidste handler om bogholderier, der skulle sættes rigtigt op fra bunden. Fælles for dem alle er, at de starter i en situation, vi kender igen.
Når økonomifunktionen skal bære mere
Virksomheder, der er blevet store nok til, at bogholderiet ikke længere er en administrativ opgave, men en forudsætning for at kunne styre. Her træder vi ind som virksomhedens økonomifunktion.
Lønbogholderiet, der var løbet fra virksomheden
Situationen
En virksomhed med over 80 medarbejdere henvendte sig, fordi lønbogholderiet var blevet uoverskueligt tungt. Lønnen bygger på indberettede timer fra mange medarbejdere, og arbejdsgangen var aldrig blevet bygget til det antal. Bogholderiet var mere end en måned bagud, og konsekvensen rakte langt ud over bogholderiet selv: ledelsen kendte ikke lønomkostningen, før den var historie, og regninger blev betalt for sent, fordi ingen havde det fulde billede af, hvad der lå.
Opgaven
Vi overtog lønbogholderiet og den løbende bogføring. Timeregistreringen blev lagt om, så timerne kommer ind ét sted og i ét format. Vi lagde en fast rytme for, hvornår lønnen kører, hvornår den afstemmes, og hvem der gør hvad, og vi begyndte at nedbringe efterslæbet sideløbende med den daglige drift, så virksomheden ikke skulle vente på en oprydning, før tallene igen kunne bruges.
Resultatet
Efterslæbet er nedbragt fra over en måned til ti dage, og afstanden bliver kortere måned for måned. Ledelsen kan følge lønomkostningen løbende i stedet for at få den at vide bagud. Og fordi regningerne nu betales til tiden, sparer virksomheden et femcifret beløb hver eneste måned i renter og gebyrer. Det er penge, der før forsvandt, uden at nogen rigtig kunne se hvorfor.
Vores lønningsbogholderi er blevet enormt tungt og besværligt.
Bagud med bogholderiet — og derfor i blinde
Situationen
En organisation med 15 ansatte henvendte sig, fordi bogholderiet var bagud. Der blev bogført, men aldrig i takt med driften, og de seneste måneder lå altid uafstemte. Ledelsen skulle træffe beslutninger om bemanding og aktiviteter uden at vide, hvor året stod, og måtte i praksis gætte sig frem mellem årsafslutningerne.
Opgaven
Vi overtog bogføringen og bragte efterslæbet ajour. Derefter lagde vi en fast månedsrytme: bilagene ind ad én vej, bank og mellemregninger afstemt hver måned, og en fast månedsrapport med de tal, ledelsen faktisk bruger, altså resultat, likviditet og afvigelser i forhold til budgettet.
Resultatet
Måneden lukkes nu senest den 10. i den følgende måned, og rapporten ligger klar samme dag. Ledelsen får det samme sæt tal hver måned og kan se en afvigelse, mens der stadig er tid til at gøre noget ved den. Årsafslutningen er samtidig holdt op med at være et selvstændigt projekt.
Vi er bagud med vores bogholderi, så vi famler lidt i blinde.
Skal vi ringe til jer?
Ligner en af de to situationer jeres egen? Skriv navn og nummer, så ringer vi og hører, hvordan det ser ud hos jer. Vi lytter først, og vi er ærlige om, hvad vi kan gøre.
Det er en af os tre, der ringer.
Når bogholderiet skal sættes rigtigt op
Virksomheder, hvor opgaven først og fremmest er at få selve bogholderiet til at være korrekt, digitalt og til tiden, og at holde det sådan.
Brugtmoms og papirbilag, der aldrig blev digitale
Situationen
En etableret virksomhed henvendte sig efter mange år med manuel bogføring på fysiske bilag og uden digital struktur. Brugtmomsregnskabet, som er en særlig momsordning for handel med brugte varer, var ikke sat korrekt op, og ejeren vidste godt, at der sandsynligvis lå fejl gemt i systemet. Bogføringen gav ikke noget overblik, og årsrapporten var hvert år en stresset affære.
Opgaven
Vi kortlagde det eksisterende setup og fandt fejlene i brugtmomsregnskabet. Derefter digitaliserede vi arbejdsgangene i e-conomic, satte brugtmomsen korrekt op fra bunden og overtog den løbende bogføring. Alt, hvad der tidligere skete fysisk, kører nu digitalt.
Resultatet
Bogholderiet kører i dag effektivt og korrekt. Brugtmomsen håndteres rigtigt og dokumenteres løbende. Ejeren har for første gang et reelt overblik over sin økonomi, og årsrapporten er blevet en naturlig afslutning på et år med struktureret bogføring frem for en oprydning.
Vi vidste godt, at noget ikke var rigtigt. Vi vidste bare ikke hvad — eller hvad det ville koste at rette op på. Det viste sig at være meget mere overskueligt, end vi troede.
Vækstvirksomhed, der overhalede sit eget setup
Situationen
En virksomhed, der var vokset hurtigt de seneste to år, henvendte sig, fordi bogholderiet ikke længere kunne følge med. Den interne medarbejder, der tidligere havde klaret bogføringen, havde ikke kompetencerne til den nye kompleksitet med EU-handel og listeindberetning, to betalingsindløsere der ikke var integreret korrekt, og de første ansatte med lønkørsel. Ejeren vidste ikke længere, hvad virksomheden tjente, og havde mistet tilliden til tallene.
Opgaven
Vi overtog bogføringen og gennemgik det eksisterende setup grundigt. EU-momsen blev sat korrekt op med listeindberetning. Betalingsindløserne blev integreret direkte i regnskabssystemet, så afstemningen sker automatisk. Lønkørsel blev sat op via Salary og integreret med bogføringen. Og bankafstemningen blev bragt ajour.
Resultatet
Bogholderiet er nu skaleret til virksomhedens aktuelle kompleksitet. Ejeren har løbende overblik over likviditet og resultat og kan for første gang tage beslutninger ud fra tal, hun stoler på. Den interne medarbejder bruger sin tid på andre opgaver.
Jeg vidste godt, at noget var galt. Men jeg vidste ikke hvor galt. Det var en lettelse at få et ærligt billede — og en endnu større lettelse at få det rettet.
Er behovet i den ende af skalaen, kan vi træde helt ind som virksomhedens økonomifunktion — controller eller CFO på deltid, uden at der skal ansættes.
Selvstændig, der aldrig fik sat det rigtigt op
Situationen
En selvstændig havde drevet sin enkeltmandsvirksomhed i tre år og klaret bogføringen selv. Det havde fungeret nogenlunde, men systemet var aldrig sat rigtigt op. Momsen var delvist forkert registreret, bilagene var ikke systematiserede, og der manglede dokumentation for en række fradrag. Årsregnskabet var hvert år en tidskrævende og stressende oprydning.
Opgaven
Vi gennemgik de tre år og kortlagde fejlene i momsregistreringen. De fejl, der kunne rettes, blev rettet. Systemet blev sat korrekt op i Dinero med de rigtige momskoder og en klar arbejdsgang for bilagslevering. Derefter overtog vi den løbende bogføring.
Resultatet
Bogføringen er nu korrekt fra bunden. Momsen indberettes rigtigt og til tiden. Og kunden bruger nul timer om måneden på regnskab, så den tid går i stedet til det, hun er god til.
Jeg havde udskudt det i årevis, fordi jeg troede, det ville blive en stor og dyr affære. Det var det ikke. Jeg skulle bare have gjort det tidligere.
Genkender du situationen, kan du beregne en vejledende pris på et par minutter.
Genkender du en af situationerne?
Så er du velkommen til at tage en snak med os. Vi starter altid med at lytte, og vi er altid ærlige om, hvad vi kan gøre, og hvad det kræver.
71 79 37 42 tal@probitas.dkMandag–torsdag 9.00–15.00 · fredag 9.00–14.00
Skal vi ringe til dig?
Skriv navn og nummer, så ringer vi tilbage. Typisk inden for én arbejdsdag.