Hvad er et bilag — og hvordan ser et godkendt bilag ud?
Du har lige købt værktøj, betalt for frokost med en kunde eller fyldt diesel på bilen. Du tager et billede af kvitteringen og sender den videre. Men er det rigtige kvittering, du har sendt? Og hvad sker der, hvis du kun har dankortkvitteringen fra terminalen?
Det er et af de spørgsmål, vi oftest får. Og det er værd at få styr på, for et korrekt bilag er forskellen på, om en udgift kan bogføres og give fradrag — eller ej.
Hvad er et bilag?
Et bilag er dokumentationen for en økonomisk transaktion i din virksomhed. Hver gang du køber eller sælger noget, skal der ligge et bilag, der viser, hvad der er handlet, hvornår og til hvilken pris. Bilaget er beviset bag posten i regnskabet.
Skattestyrelsen definerer et bilag som enhver nødvendig dokumentation for de transaktioner, der bogføres — uanset om den er digital eller på papir. Vi skelner mellem to typer:
Eksterne bilag kommer udefra. Det er fakturaen fra din leverandør, kvitteringen fra byggemarkedet eller regningen fra din underleverandør.
Interne bilag laver du selv. Det er fakturaen, du sender til din kunde, eller en intern note om en postering.
Tommelfingerreglen: køber du noget, skal du have et eksternt bilag fra sælger. Det er ikke nok at skrive ned, hvad du har brugt.
Hvad skal et bilag indeholde?
Kravene afhænger af beløbet og af, hvem du handler med. Her er de tre former, du møder i hverdagen.
Forenklet faktura (køb under 3.000 kr.)
Ved køb under 3.000 kr. mellem virksomheder er en forenklet faktura nok. Den skal indeholde:
Sælgers CVR-nummer
Udstedelsesdato
Fakturanummer
Mængde og art af det købte (altså hvad der er handlet)
Det samlede beløb inkl. moms
Momsbeløbet — det må gerne stå som "momsen udgør 20 % af det samlede beløb"
En kassebon fra et kasseapparat kan træde i stedet for den forenklede faktura, hvis den indeholder de samme oplysninger: butikkens navn eller CVR-nummer, dato, varetype og det samlede beløb inkl. moms.
Fuld faktura (køb over 3.000 kr.)
Ved køb over 3.000 kr. skal der ligge en fuld faktura. Den skal — ud over ovenstående — også indeholde:
Sælgers navn og adresse
Dit navn, adresse og CVR-nummer som køber
Leveringsdato, hvis den er en anden end fakturadatoen
Prisen pr. enhed uden moms (momsgrundlaget)
Momssats og momsbeløb angivet for sig
Bruger din leverandør et regnskabsprogram som Billy, e-conomic eller Dinero, lever fakturaen som regel op til kravene automatisk. Det er typisk de håndskrevne og hjemmelavede bilag, der mangler noget.
Derfor er en dankortkvittering ikke et bilag
Her er den klassiske fælde. Når du betaler i en butik, får du to ting: en dankortkvittering fra betalingsterminalen og en kassebon med varerne på.
Dankortkvitteringen viser kun, at en betaling er gennemført — beløb, dato og et maskeret kortnummer. Den fortæller ingenting om, hvad du har købt, og den specificerer ingen moms. Derfor kan vi ikke bruge den som bilag, og du kan ikke få fradrag på den alene.
Det er kassebonen — den med varelinjer og moms — der er dit gyldige bilag. Får du begge dele, så gem kassebonen. Får du kun dankortkvitteringen, så bed om kassebonen med det samme. Bagefter er den næsten umulig at få fat i.
Det samme gælder en håndskreven seddel, hvor du selv har noteret, hvad du har brugt. Den er ikke dokumentation for et eksternt køb — der skal et rigtigt bilag fra sælger til.
Et godt bilag i praksis
Et brugbart bilag svarer altid på tre spørgsmål:
Hvad er der købt eller solgt?
Hvornår skete handlen?
Hvor meget — inkl. moms og med sælgers CVR-nummer?
Kan bilaget svare på alle tre, er du godt kørende. Gem det digitalt, så snart du har det — et klart foto eller en PDF er fint. Alle bilag skal opbevares i 5 år regnet fra udgangen af regnskabsåret, så det betaler sig at have et fast sted, tingene lander.
Det er dit ansvar, at bilaget er korrekt
Lad os være ærlige om én ting, for den er vigtig: ansvaret for, at bilagene er korrekte og komplette, ligger hos dig som virksomhedsejer. Det følger direkte af bogføringsloven, hvor den bogføringspligtige selv er ansvarlig for at overholde reglerne.
Vi bogfører ud fra det, vi får. Sender du os en dankortkvittering uden kassebon eller et bilag, der mangler oplysninger, kan vi ikke trylle dokumentationen frem — og så risikerer du at miste fradraget eller få en påtale ved en kontrol. Derfor hjælper vi dig hellere med at få vanen på plads fra start: tag det rigtige bilag, og send det videre, mens du husker det.
Det lyder som en lille detalje. Men gjort rigtigt hver gang sparer det dig for penge, og det giver dig et regnskab, der holder — også den dag Skattestyrelsen kigger med.
Ofte stillede spørgsmål
Er en dankortkvittering et gyldigt bilag? Nej. En dankortkvittering viser kun, at en betaling er sket, ikke hvad du har købt eller hvor meget moms der indgår. Du skal bruge kassebonen eller fakturaen med varerne specificeret.
Hvad skal et bilag som minimum indeholde? Hvad der er handlet, datoen, det samlede beløb inkl. moms og sælgers CVR-nummer. Ved køb over 3.000 kr. kræves desuden bl.a. dit CVR-nummer og momsbeløbet angivet for sig.
Hvor længe skal jeg gemme mine bilag? I 5 år regnet fra udgangen af det regnskabsår, bilaget hører til.
Tæller en håndskreven seddel som bilag? Som dokumentation for et eksternt køb: nej. Der skal ligge et rigtigt bilag fra sælger. Interne bilag, du selv laver, bruges kun til virksomhedens egne posteringer.
Er du i tvivl om, hvad du må trække fra — eller drukner du i løse kvitteringer? Det er præcis den slags, vi tager fra dig. Kontakt os, så finder vi en rytme, der passer til din hverdag.
