Bogholder, controller eller CFO — hvad har I brug for?
Spørgsmålet stilles næsten altid som et titelspørgsmål: hvad hedder den, vi mangler?
Det er det forkerte sted at begynde. Titlen er den sidste beslutning, ikke den første. Spørgsmålet, der faktisk fører et sted hen, er: hvad er det, der ikke sker hos os i dag?
Først en ting, der forvirrer mange
De tre roller er ikke tre niveauer af det samme job.
En dygtig bogholder bliver ikke controller ved at blive bedre til at bogføre. Det er to forskellige fag, med to forskellige former for opmærksomhed. Den ene handler om, at hver postering er rigtig. Den anden handler om, hvad de samlede posteringer betyder.
Derfor går det galt, når man forfremmer sig ud af et problem i stedet for at ansætte ind i det.
Bogholderen registrerer
Bilagene bliver bogført, banken afstemt, momsen indberettet til tiden. Arbejdet handler om, at grundlaget er rigtigt og færdigt. Uden det fungerer intet af det andet.
Controlleren forklarer
Tallene bliver til en rapport, afvigelserne bliver forklaret, budgettet bliver fulgt op, og likviditeten bliver holdt øje med. Arbejdet handler om at gøre grundlaget forståeligt for nogen, der skal træffe en beslutning.
CFO'en beslutter og rådgiver
Tallene bliver brugt: til prissætning, til investeringer, til dialogen med banken, til at afgøre om I har råd til at ansætte. Arbejdet handler om retning, ikke om rapportering.
Start ved symptomet
Her er den nyttige vej ind. Find den linje, der ligner jeres hverdag mest.
| Sådan lyder det hos jer | Det, I mangler |
|---|---|
| «Bilagene ligger og flyder, og momsen bliver hastet igennem» | Bogholder |
| «Bogføringen kører, men vi ved først hvordan det gik, når revisoren melder tilbage» | Controller |
| «Vi har tallene, men de kommer for sent til at bruge til noget» | Controller |
| «Vi kan ikke se, om vi har råd til at ansætte» | Controller først, derefter CFO |
| «Banken beder om budgetter og scenarier, vi ikke har» | CFO |
| «Vi ved godt hvordan det går — vi ved bare ikke, hvad vi skal gøre ved det» | CFO |
| «Én person ved alt, og hun holder ferie om tre uger» | Ikke en rolle — et beredskabsproblem |
Bemærk mønsteret. Handler problemet om, at noget ikke bliver gjort, mangler I hænder. Handler det om, at I ikke kan se, hvordan det går, mangler I en controller. Handler det om, at I kan se det, men ikke ved, hvad I skal gøre, mangler I sparring på CFO-niveau.
Rækkefølgen kan ikke springes over
Det her er den dyreste fejl, vi ser.
Man kan ikke købe sig til en controller oven på et bogholderi, der ikke er ajour. Gør man det, bruger controlleren de første tre måneder på at bogføre — til controllerløn. Og rapporten, der endelig kommer, bygger på tal, ingen har afstemt.
Rækkefølgen er altid den samme: grundlaget først, så overblikket, så retningen. Springer man et trin over, betaler man for det næste uden at få det.
Det gælder også den anden vej. Har I styr på bogføringen og en rapport, I kan stole på, er I klar til CFO-sparring — og først dér giver den mening.
Er det én person eller tre?
For de fleste virksomheder med tyve til halvtreds ansatte er svaret: det er cirka én fuld bogholder, en del af en controller og en brøkdel af en CFO.
Det er et ubelejligt svar, fordi man ikke kan ansætte en brøkdel. Enten køber man for meget kapacitet, eller også lader man arbejdet ligge — og det sidste er som regel det, der sker.
Det er præcis dét hul, en ekstern økonomifunktion er lavet til at lukke. Man køber de timer, arbejdet fylder, og ikke en stilling.
Overvejer I i stedet at ansætte, har vi regnet på, hvad det koster, i Hvad koster en økonomichef?
Fire spørgsmål, der afgør det
Ved I, hvordan sidste måned gik — inden den tiende i denne måned? Nej: I mangler en controller. Ja: gå videre.
Kan I sige, hvad der står på kontoen om ti uger? Nej: I mangler en controller. Ja: gå videre.
Bliver momsen og lønnen altid indberettet til tiden, uden at nogen skal huske det? Nej: I mangler hænder til bogføringen, før alt andet.
Når I står med en beslutning — ansætte, investere, hæve prisen — har I så nogen at regne den igennem med? Nej: det er CFO-delen, I mangler.
Svarer I nej til nummer tre, så begynd dér. Uanset hvad de andre svar er.
Hvad en controller konkret leverer
Fordi rollen er den, folk har sværest ved at forestille sig: det håndgribelige resultat er en månedsrapport, ledelsen kan handle på. Vi har beskrevet, hvad der skal stå på den, i Hvad skal ledelsen se hver måned?
Kan I ikke se, hvad I ville få ud af en controller, så læs den. Er svaret «det har vi jo ikke i dag», så er spørgsmålet besvaret.
Har I brug for at se, hvordan det ser ud i praksis, har vi beskrevet to forløb blandt vores cases.
Kort fortalt
Spørg ikke, hvad rollen hedder. Spørg, hvad der ikke sker.
Bliver noget ikke gjort, mangler I hænder. Kan I ikke se, hvordan det går, mangler I en controller. Kan I se det, men ikke handle på det, mangler I sparring.
Og uanset hvad: grundlaget først. Alt andet bygger på det.
Er I i tvivl om, hvor I står, så ring på 71 79 37 42 eller skriv til tal@probitas.dk. Vi siger også, hvis svaret er, at I ikke mangler noget lige nu.
