Sådan ser en uge som jeres økonomifunktion ud
«Vi træder ind som jeres økonomifunktion» er let at skrive på en hjemmeside. Det er sværere at forestille sig, hvad der så rent faktisk sker om mandagen.
Så her er en uge. Ikke den første uge, og ikke marts — en helt almindelig uge i måned fire hos en virksomhed med omkring tredive ansatte.
Mandag: ugen begynder i tallene
Ikke i indbakken. Det er en lille forskel, og den betyder alt.
Banken afstemmes frem til fredag. Debitorlisten gennemgås: tre fakturaer er over tredive dage, og den ene er den store. Likviditetsoverblikket rulles en uge frem.
Det tager omkring fyrre minutter. Derefter går der en besked til ejeren: «Uge 46 er blevet strammere end sidst. Ikke alarmerende, men flyt ikke maskinkøbet frem.»
Det er hele pointen med mandagen. Ikke at tallene bliver opdateret, men at nogen har set på dem og sagt noget om dem. Likviditetsstyring, når I er tredive ansatte
Tirsdag: bogføringsdagen
Den mindst glamourøse dag, og den vigtigste.
Bilag bogføres, mellemregninger ryddes, og de spørgsmål, der opstår undervejs, samles i én besked til kontoret i stedet for seks. Det lyder som en detalje. Det er det ikke — en fast rytme betyder færre afbrydelser hos jer, ikke flere.
Kommer der bilag ind, som ingen kan forklare, bliver de ikke gættet på plads. De bliver lagt til side og spurgt om. Et gæt i bogføringen er et problem, der først bliver fundet ved årsafslutningen.
Onsdag: månedsrapporten og en snak på femogtyve minutter
Rapporten er skrevet færdig mandag aften. Onsdag bliver den gennemgået med ejeren.
Ikke ved at læse den op. Ved at tage de to-tre afvigelser, der betyder noget, og sige hvad de kalder på. Femogtyve minutter er som regel nok, når rapporten er lavet ordentligt. Er der brug for en time, er det fordi der er en beslutning at træffe — og så er timen givet godt ud.
Hvad der står på den rapport, har vi skrevet om her: Hvad skal ledelsen se hver måned?
Torsdag: det, der kom ind
En uge uden noget uventet findes ikke.
Denne uge er det en kunde, der beder om en afdragsordning, og en salgschef, der vil vide, om virksomheden har råd til at sige ja. Svaret kommer inden for en time — ikke fordi nogen er hurtig, men fordi tallene er ajour. Havde bogføringen været tre uger bagud, ville svaret have taget tre dage.
Senere samme dag: en ny ordretype skal prissættes, og der skal regnes dækningsbidrag på den, før der siges ja.
Det er de opgaver, der aldrig står i en kontrakt, og som er hele grunden til, at man har nogen med forstand på tal tæt på.
Fredag: dokumentation og overlevering
Fredag er kort — vi arbejder til klokken 14.
Dagen bruges på at skrive ned, hvad der er lavet, og hvorfor. Afstemninger dokumenteres. Aftaler noteres. Alt lægges det sted, hvor kollegerne kan finde det.
Det er der en grund til: I skal ikke være afhængige af, at én bestemt person kan huske noget. Vi er et hold, der dækker for hinanden, og det kræver, at arbejdet er skrevet ned. Det er ikke bureaukrati — det er forskellen på en funktion og en person.
Ugen på én side
| Dag | Det faste | Cirka |
|---|---|---|
| Mandag | Bank afstemt, debitorer gennemgået, likviditet rullet en uge frem — og en besked om, hvad tallene siger | 40 min. |
| Tirsdag | Bogføring, mellemregninger og ét samlet spørgsmål til kontoret | 3–4 timer |
| Onsdag | Månedsrapporten gennemgået med ejeren — afvigelserne, ikke tallene | 25 min. |
| Torsdag | Det, der kom ind: en afdragsordning, en prissætning, et spørgsmål der ikke kan vente | varierer |
| Fredag | Dokumentation og overlevering til holdet, så ingen er afhængig af én person | 1 time |
| I alt | En funktion, der fungerer | ca. 1½ dag |
Det, der ikke sker i en normal uge
Lige så oplysende:
Ingen bliver overrasket på en frist. Momsen og lønnen er sat i kalenderen, ikke i hukommelsen.
Ingen siger «det kigger vi på, når årsrapporten er færdig». Det, der ikke stemmer, bliver taget, når det opstår.
Ingen spørger ejeren, hvor et bilag ligger.
Og ingen sender en rapport, som ingen har læst, inden den blev sendt.
Hvad det kræver af jer
Tre ting, og de er ikke til forhandling:
Bilagene kommer løbende. Ikke i en bunke den tiende i den følgende måned.
Vi har adgangene. Regnskabssystem, læseadgang til banken, det nødvendige i TastSelv.
Der er én hos jer, der svarer. Ikke på alt, men på det, kun I ved.
Er de tre på plads, kører resten. Mangler de, bliver ugen ovenfor til noget andet — og så er det ikke rapportering, I køber, men oprydning.
Hvad ugen ikke er
Det er ikke en vikar, der udfører opgaver, nogen andre har defineret. Det er nogen, der har ansvaret for, at funktionen fungerer.
Og det er ikke fuld tid. Ugen ovenfor fylder omkring halvanden dag. Det er derfor, modellen findes: arbejdet er reelt, men det fylder ikke en stilling.
Vil I se, hvordan det ville se ud hos jer, så ring på 71 79 37 42 eller skriv til tal@probitas.dk. Vi starter altid med at lytte — og vi siger det, hvis vi ikke er de rigtige.
Læs mere om ekstern økonomifunktion, hvis I vil have det hele på ét sted.
Hvad en uge som denne har ændret for to konkrete virksomheder, kan du læse blandt vores cases.
