Hvad skal ledelsen se hver måned?
De fleste ejerledere får det samme hver måned: et resultat og en balance. Begge dele ser bagud, og ingen af dem fortæller, hvad man skal gøre.
En månedsrapport, der er noget værd, svarer på tre spørgsmål. Kan vi betale regningerne de næste tre måneder? Tjener vi det, vi regnede med? Og hvad skal vi gøre ved det, vi kan se?
Her er, hvordan den ser ud, når den fylder én side.
De fem ting, der skal stå på siden
1. Likviditeten tretten uger frem
Ikke saldoen på kontoen. En rullende oversigt over det, I ved kommer ind, og det, I ved skal ud: fakturaer med forfald, leverandørgæld, løn, moms og skat.
Tretten uger, fordi det er et kvartal. Langt nok til at nå at gøre noget, kort nok til at tallene stadig er til at stole på.
Det vigtigste tal på hele siden er det laveste punkt i perioden, og hvornår det falder. Er der en uge i november, hvor kontoen rammer bunden, skal det vides i september — ikke i november.
2. Resultatet mod det, I forventede
Omsætning og dækningsbidrag holdt op mod budget eller mod samme periode sidste år. Og — det er den del, der oftest mangler — de to eller tre største afvigelser forklaret i ord.
En afvigelse uden en forklaring er bare et tal. "Omsætningen ligger 180.000 under budget, fordi to leverancer blev skubbet til oktober" er noget, man kan handle på. "Afvigelse: -180.000" er det ikke.
3. Debitorerne efter alder
Samlet udestående, delt op i ikke forfaldne, 1–30 dage, 31–60 dage og over 60 dage. Plus navnene på de tre største.
Det er her, likviditeten oftest sætter sig fast i en virksomhed, der vokser. Man sælger mere, og pengene kommer senere.
4. To eller tre nøgletal, der passer til netop jeres forretning
Ikke standardnøgletal fra en lærebog. De tal, I ville styre efter, hvis I kun måtte se to.
En håndværksvirksomhed: den realiserede timepris og ordrebeholdningen. En webshop: dækningsbidrag pr. ordre og returprocent. Et rådgivningshus: faktureringsgraden.
Det rigtige valg er sjældent det, regnskabssystemet foreslår som standard.
5. Tre beslutninger, tallene kalder på
Det er dét, der skiller en rapport fra et regneark. Skrevet i hele sætninger, ikke som en kolonne med tal.
"Vi skal rykke for de to fakturaer over 60 dage inden fredag." "Prisen på montage holder ikke — vi taber dækningsbidrag på hver ordre." "Vi har luft nok til at ansætte fra 1. november, men ikke fra 1. oktober."
Sådan kan siden se ud
| Afsnit | Hvad der står | Hvorfor det står der |
|---|---|---|
| Likviditet | 13 uger frem · laveste punkt og ugen, det falder i | Det eneste tal, der kan nå at ændre en beslutning |
| Resultat | Omsætning og dækningsbidrag mod budget · to-tre afvigelser forklaret i ord | En afvigelse uden forklaring er bare et tal |
| Debitorer | Aldersfordelt · de tre største med navn | Her sætter likviditeten sig fast, når I vokser |
| Nøgletal | To-tre tal, valgt til jeres forretning | Standardnøgletal styrer sjældent noget |
| Beslutninger | Tre sætninger om, hvad tallene kalder på | Det er forskellen på en rapport og et regneark |
Hvornår den skal ligge på bordet
Senest den tiende i måneden efter.
Ligger den den femogtyvende, er den historie. Så er halvdelen af den næste måned gået, og de beslutninger, den peger på, er allerede truffet — eller ikke truffet.
Det er en hårdere frist, end de fleste er vant til, og den er hele grunden til, at det næste afsnit betyder noget.
Hvad det kræver af bogføringen
Her ligger den egentlige forhindring. De fleste rapporteringsforsøg i mindre virksomheder falder ikke på rapporten. De falder på, at bogføringen er seks uger bagud, når rapporten skal skrives.
Fire ting skal være på plads:
Bogføringen er løbende. Ikke samlet op hvert kvartal.
Banken er afstemt hver måned. Ellers ved man ikke, om tallene er rigtige.
Debitorer og kreditorer er afstemt. Uden det er punkt 1 og 3 gætværk.
Kontoplanen er stabil. Flytter posteringerne rundt fra måned til måned, kan man ikke sammenligne noget.
Det er ikke avanceret. Det er bare disciplin, hver måned, uden undtagelser.
Er I der ikke i dag, er det dét, der skal løses først — og det er en anden opgave end at bygge rapporten. Vi har skrevet om, hvad løbende bogføring på abonnement koster og indeholder.
Hvad der ikke skal stå på siden
Lige så vigtigt.
Ikke alle konti. Ikke farvede grafer over alt, hvad systemet kan tegne. Ikke nøgletal, ingen bruger til noget. Ikke en balance i fuld længde.
Jo mere, der står, jo mindre bliver læst. En side, der bliver læst hver måned, er mere værd end ti sider, der bliver gemt.
Hvem skriver den?
Bogholderen leverer tallene. Nogen skal lave dem om til en rapport — og det er et andet arbejde.
Det er skridtet mellem at have styr på bogføringen og at have styr på økonomien. Nogle virksomheder løser det ved at ansætte en controller. Andre er ikke store nok til det endnu, men er for store til at klare sig uden.
Det er præcis det hul, en ekstern økonomifunktion udfylder: controller- eller CFO-arbejde et par dage om ugen, uden en fast ansættelse. Skal det løses akut — fordi bogholderen er stoppet, eller fordi en frist nærmer sig — er en interim regnskabskonsulent den hurtigere vej.
Hvad det koster at ansætte i stedet — og hvornår det faktisk kan betale sig — har vi regnet igennem i Hvad koster en økonomichef?
Kort fortalt
En månedsrapport, der er noget værd, fylder én side, ligger klar senest den tiende, og slutter med tre beslutninger frem for tre grafer.
Den kræver, at bogføringen er løbende og afstemt. Og den kræver, at nogen tager sig tid til at læse tallene, før ledelsen gør det.
Skal vi kigge på, hvordan jeres kunne se ud, så ring på 71 79 37 42 eller skriv til tal@probitas.dk.
Sådan ser det ud hos en organisation med femten ansatte, der i dag lukker måneden senest den tiende — forløbet er beskrevet blandt vores cases.
