Den første ansatte er et stort skridt for en lille virksomhed. Mange starter med at regne på, hvad en medarbejder koster, og det er et godt sted at begynde. Her kan du regne på, hvad en medarbejder koster med pension, feriepenge og det andet, der kommer oven i lønnen.
Når beslutningen er truffet, er der en række ting, der skal på plads i bogholderiet. Nogle skal gøres én gang, før den første løn bliver udbetalt, og andre skal gøres hver måned derefter. Vi har samlet dem her, så du kan komme godt fra start.
Før den første løn bliver udbetalt
Registrér virksomheden som arbejdsgiver. Det gør du på virk.dk, og det skal ske som det første, fordi du ellers ikke kan indberette løn.
Få adgang til eIndkomst. Det er her, lønnen bliver indberettet til Skattestyrelsen hver måned, uanset om du selv står for det, eller om andre gør det for dig.
Opret medarbejderen. Du skal bruge medarbejderens cpr-nummer og ansættelsesdato, og så bestiller du skattekortet, som typisk er klar samme dag.
Bestem, hvordan lønnen skal køres. Du kan indberette selv i eIndkomst, bruge et lønsystem eller få en til at gøre det for dig. Uanset hvad du vælger, er det virksomheden, der har ansvaret for, at oplysningerne og betalingerne er rigtige.
Tegn en arbejdsskadeforsikring. Den skal være på plads, når medarbejderen begynder.
Lav et ansættelsesbevis. Det beskriver løn, arbejdstid og de vigtigste vilkår, og det skal medarbejderen have skriftligt.
Det, der skal ske hver måned
Når den første løn er kørt, kommer der en fast rytme, som følger med, så længe du har ansatte.
Lønnen beregnes. Der trækkes A-skat og AM-bidrag fra lønnen, før den bliver udbetalt.
Lønnen indberettes. Lønnen, skatten, AM-bidraget og feriepengene skal indberettes i eIndkomst.
Skatten betales. A-skat og AM-bidrag skal betales til Skattestyrelsen til tiden.
Medarbejderen får en lønseddel. Den viser bruttoløn, nettoløn, skat, pension og feriepenge for perioden og for året.
Måneder uden løn bliver også indberettet. Udbetaler du ingen løn en måned, skal du indberette en nulangivelse.
Det, der ændrer sig i bogføringen
Med den første ansatte får bogføringen nogle nye konti og en fast månedlig rytme. Lønnen skal bogføres hver måned, og skatten, AM-bidraget og pensionen, som du trækker fra lønnen, står som gæld, indtil de er betalt.
Feriepengene skal også holdes øje med, for medarbejderen optjener ferie hele tiden, og den skal kunne afholdes og betales senere. Dertil kommer ATP, som du betaler for medarbejderen, og eventuel pension efter aftale.
Har du indtil nu bogført en gang i kvartalet, er det her et godt tidspunkt at gå over til at bogføre hver måned, fordi lønnen alligevel skal stemme hver måned.
| Opgave | Hvornår |
|---|---|
| Registrering som arbejdsgiver på virk.dk | Én gang, før den første løn |
| Adgang til eIndkomst | Én gang, før den første løn |
| Medarbejderen oprettet og skattekort bestilt | Én gang pr. ny medarbejder |
| Arbejdsskadeforsikring | Før medarbejderen begynder |
| Ansættelsesbevis | Én gang pr. ny medarbejder |
| Lønberegning, indberetning og lønseddel | Hver måned |
| Betaling af A-skat og AM-bidrag | Hver måned |
| Nulangivelse i måneder uden løn | Hver måned uden løn |
| Bogføring og afstemning af løn | Hver måned |
Når den første ansatte er en i familien
Mange små virksomheder ansætter en ægtefælle eller et barn som den første. Det kan sagtens give mening, og der gælder nogle særlige regler, som er værd at kende, før lønnen bliver aftalt. Tal gerne med os, før du går i gang, så lønnen bliver sat rigtigt op fra starten.
Vil du have hjælp til lønnen?
Mange vælger at få lønnen kørt udefra fra første dag, så de kan bruge tiden på den nye medarbejder og på kunderne. Hos os er lønadministration et tilkøb til bogføringen fra 500 kr. om måneden ekskl. moms, og prisen stiger med antallet af ansatte. Så står vi for lønkørslen, indberetningen og lønsedlerne, og lønnen bliver bogført sammen med resten af regnskabet.
Du kan læse mere om bogføring på abonnement, eller du kan regne på din pris med tre spørgsmål, hvor det ene handler om ansatte.
Når du bliver flere
Den første ansatte er tit starten på mere. Med flere medarbejdere vokser mængden af bilag, og der kommer flere spørgsmål om likviditet og om, hvad virksomheden har råd til. Her kan du læse, hvordan bogføringen følger med, når virksomheden vokser.
Spørgsmål, vi ofte får om den første ansatte
Kan jeg selv indberette lønnen?
Ja. Du kan indberette lønnen gratis i eIndkomst, men så står du selv for beregningen, indberetningen, betalingen og bogføringen hver måned.
Hvad sker der, hvis jeg ikke udbetaler løn en måned?
Så skal du indberette en nulangivelse i eIndkomst for den måned.
Hvad koster det at få lønnen lavet hos jer?
Lønadministration er et tilkøb til bogføringen fra 500 kr. om måneden ekskl. moms, og prisen stiger med antallet af ansatte.
Skal jeg skifte til månedlig bogføring?
Det er en god idé, når du har ansatte, fordi lønnen alligevel skal stemme hver måned.
