I mange virksomheder er der én person, der kender økonomien til bunds. Det er hende eller ham, der ved, hvornår momsen skal ind, hvordan lønnen bliver kørt, og hvor alle adgangskoderne ligger. Det fungerer godt i hverdagen, og det bliver sårbart den dag, personen er væk.
Det sker oftere, end man tror, og som regel af gode grunde. En medarbejder skal på barsel, bliver syg i en længere periode eller har fået nyt job. Her kan I læse, hvad der skal holdes kørende, hvad I kan gøre allerede nu, og hvordan en midlertidig løsning kan se ud.
Tre situationer med hver sit varsel
Barsel er den situation, I har bedst tid til at forberede. Som regel kender I tidspunktet flere måneder i forvejen, og det giver ro til at få skrevet arbejdsgangene ned og aftalt, hvem der tager over, mens medarbejderen stadig er der til at svare på spørgsmål.
Sygdom kommer derimod tit uden varsel, og I ved sjældent fra starten, hvor længe den varer. Her handler den første uge om at finde ud af, hvad der haster, og om at få adgang til systemerne, så fristerne kan holdes.
Ved en opsigelse har I opsigelsesperioden at gøre godt med. Den er værd at bruge målrettet, så viden bliver skrevet ned, og den, der skal tage over, kan nå at sidde med på en momsperiode eller en lønkørsel. Her kan I læse mere om, hvad I gør, når bogholderen siger op.
| Situation | Varsel | Det første, I gør |
|---|---|---|
| Barsel | Som regel flere måneder | Får arbejdsgangene skrevet ned og aftaler overdragelsen i god tid |
| Sygdom | Tit ingen, og varigheden er uvis | Finder ud af, hvad der haster, og sikrer adgang til systemerne |
| Opsigelse | Opsigelsesperioden | Bruger perioden på at skrive viden ned og lære den nye op |
Det, der skal holdes kørende
Noget af arbejdet kan godt vente et par uger, mens andet har en fast frist, som ikke flytter sig, fordi medarbejderen er væk. Det er dem, I skal have styr på først.
Momsen. Den skal opgøres og indberettes til tiden, og en for sen indberetning koster et gebyr.
Lønnen. Medarbejderne skal have deres løn den dag, de plejer, og indberetningerne skal med.
Betalinger. Leverandørerne skal have deres penge, og kunderne skal have deres fakturaer, så likviditeten holder.
Tallene til ledelsen og banken. Er der aftalt en månedlig rapportering, skal den fortsætte.
Falder fraværet sammen med årsafslutningen, kommer årsrapporten oven i, og så er det endnu vigtigere at have en plan.
Det, I kan gøre allerede nu
Den bedste forberedelse er den, der er lavet, før nogen er væk. Det tager ikke lang tid, og det gør hele forskellen den dag, der opstår et hul.
Skriv arbejdsgangene ned. En kort beskrivelse af, hvordan bilagene kommer ind, hvordan lønnen bliver kørt, og hvordan momsen bliver opgjort, rækker langt.
Lav en kalender over fristerne. Moms, løn, A-skat, årsrapport og de faste rapporter til banken eller bestyrelsen, samlet ét sted.
Sørg for, at to personer har adgang. Det gælder regnskabssystemet, netbanken, lønsystemet og de offentlige løsninger, så ingen står uden adgang en mandag morgen.
Aftal på forhånd, hvem der tager over. Det kan være en kollega internt eller en ekstern hjælp, som allerede kender jer lidt.
Hvordan en midlertidig løsning kan se ud
Der er flere veje, og den rigtige afhænger af, hvor længe fraværet varer, og hvor meget der skal løftes. En kollega kan dække en kort periode, hvis vedkommende har tid og kender opgaverne. Strækker fraværet sig over flere måneder, eller er der mere, end én person kan nå, kan det betale sig at få hjælp udefra.
En interim regnskabskonsulent træder ind og driver regnskabsfunktionen videre i perioden, så I slipper for at ansætte og lære en vikar op. Når medarbejderen kommer tilbage, eller den nye er på plads, bliver opgaverne givet videre med en beskrivelse af, hvad der er sket i mellemtiden.
Når det er regnskabschefen, der er væk
Er det den, der laver budgettet, holder øje med likviditeten og forbereder tallene til bestyrelsen, er det mere end den daglige bogføring, der står stille. Så mangler I en, der kan løfte blikket fra bilagene og sparre med ledelsen om de beslutninger, der skal træffes i perioden.
Det kan en interim økonomichef tage sig af, hvor en controller eller CFO er en del af jeres hold på deltid, så længe I har brug for det. Tit dækker vi begge dele i samme forløb, så både den daglige bogføring og styringen bliver passet.
Sådan foregår det hos os
Ringer I til os, har I en plan inden for 24 timer, og som regel er vi i gang inden for en uge. Vi tager fristerne først, altså moms, løn og indberetninger, og bagefter henter vi et eventuelt efterslæb ind og skriver ned, hvordan tingene kører hos jer.
I får en fast konsulent, der har et helt hold bag sig, så opgaven aldrig hviler på én person, der også kan blive syg. Det daglige arbejde laver vi fra vores kontor, og opsamlingen og de møder, hvor vi skal sidde tæt på jeres folk og bilag, holder vi ude hos jer.
Bindingen følger opgavens omfang og længde, og nogle forløb kører på timer, mens andre kører på en fast månedlig ramme. Prisen sætter vi efter behov og omfang, og I får den at vide, før vi går i gang.
Når medarbejderen kommer tilbage
En god dækning slutter med en god overdragelse. Når jeres medarbejder kommer tilbage, eller en ny er startet, gennemgår vi perioden sammen, så det står klart, hvad der er bogført, hvad der er indberettet, og hvad der ligger og venter. Mange oplever, at de står med en funktion, der er bedre beskrevet end før, og det gør det lettere, næste gang nogen er væk.
Spørgsmål, vi ofte får om dækning af fravær
Hvor hurtigt kan I træde til?
Ringer I til os, har I en plan inden for 24 timer, og som regel er vi i gang inden for en uge, alt efter hvor meget der skal overtages.
Kan I dække en barsel på flere måneder?
Ja. Ved en barsel har vi som regel god tid til at sætte os ind i opgaverne, mens medarbejderen stadig er der, og så kører vi funktionen videre, til vedkommende er tilbage.
Skal vi binde os for en bestemt periode?
Bindingen følger opgavens omfang og længde. Når vi kender opgaven, foreslår vi en ramme, og I får den at vide, før vi går i gang.
Arbejder I hos os eller fra jeres eget kontor?
Begge dele. Det daglige arbejde laver vi fra vores kontor, og opsamling og møder holder vi ude hos jer.
Står I med et hul i økonomien?
Ring til os på 71 79 37 42, eller skriv til os. Fortæl, hvad der er sket, og hvornår det skal være løst, så finder vi ud af det sammen.
