Likviditetsstyring, når I er tredive ansatte
Den måned, hvor I har jeres bedste kvartal, er ofte den måned, hvor kontoen ser værst ud.
Det lyder forkert, men det er sådan, det virker. Overskud og likviditet er to forskellige ting, og afstanden mellem dem bliver større, jo hurtigere virksomheden vokser.
Hvorfor det bliver sværere, jo bedre det går
Regnestykket er enkelt. I betaler løn og materialer i den måned, arbejdet bliver udført. I fakturerer måneden efter. Og pengene lander en måned senere igen.
Hver ekstra krone i omsætning binder altså kapital, før den frigiver den. Vokser I tredive procent, vokser det, der er bundet, med det samme — mens indbetalingerne kommer bagefter.
Det er derfor, virksomheder går konkurs i opgangstider. Ikke fordi forretningen er dårlig, men fordi den voksede hurtigere, end kassen kunne følge med.
De betalinger, der ikke flytter sig
Med tredive ansatte er lønnen den største enkeltpost, og den er den mindst fleksible. Den skal betales på en fast dato, hver måned, uanset om jeres kunder har betalt.
Oveni kommer to ting, det er værd at kende præcist:
A-skat og AM-bidrag. Betaler I mere end 1.000.000 kr. i A-skat om året, eller mere end 250.000 kr. i AM-bidrag, bliver virksomheden registreret som stor virksomhed — og så falder fristerne tidligere, end de gjorde før. Mange krydser den grænse uden at lægge mærke til det, og opdager det først, når fristen er flyttet. Tjek jeres registrering i TastSelv Erhverv.
Momsen. Ligger jeres omsætning mellem 5 og 50 mio. kr., afregner I kvartalsvis. Fristerne er 1. juni, 1. september, 1. december og 1. marts. Det betyder, at tre måneders moms rammer kontoen på én dag — to måneder efter kvartalet er lukket. Det er årets ujævneste post, og det er den, der oftest overrasker.
Ingen af de tre datoer forhandler man om. De skal stå i overblikket, før noget andet gør.
Tretten uger frem — ikke otte
Et likviditetsoverblik er ikke saldoen på kontoen. Det er en rullende oversigt over det, I ved kommer ind, og det, I ved skal ud.
Tretten uger, fordi det er et kvartal. Det er langt nok til, at en momsbetaling og en lønkørsel er med, og kort nok til, at tallene stadig er til at stole på. Otte uger ser ikke langt nok frem til at fange den kvartalsvise moms — og det er netop den, der vælter læsset.
Overblikket opdateres én gang om ugen. Det tager tyve minutter, når bogføringen er ajour, og det er ikke et regneark, man bygger én gang og lægger væk.
Det vigtigste tal i hele oversigten er det laveste punkt i perioden, og hvilken uge det falder i. Alt andet er detaljer. Ved I, at uge 46 bliver stram, kan I gøre noget i uge 38. Opdager I det i uge 45, kan I ringe til banken og håbe.
Sådan ser rækkerne ud
| Række | Hvad der står | Hvor tallet kommer fra |
|---|---|---|
| Startsaldo | Bank og kassekredit ved ugens begyndelse | Banken, afstemt |
| Indbetalinger | Fakturaer med forfald i ugen | Debitorlisten, ikke budgettet |
| Løn | Lønkørsel på den faste dato | Lønsystemet |
| A-skat og AM-bidrag | På den frist, jeres registrering giver | TastSelv Erhverv |
| Moms | Hele kvartalets moms på fristdagen | Momsafstemningen |
| Leverandører | Kreditorer med forfald i ugen | Kreditorlisten |
| Faste udgifter | Husleje, leasing, forsikring, abonnementer | Sidste års posteringer |
| Slutsaldo | Ugens bundlinje — og periodens laveste | Det ene tal, I skal se på |
En månedsrapport til ledelsen bygger på det samme grundlag — vi har beskrevet, hvad den skal indeholde, i Hvad skal ledelsen se hver måned?
De fire steder, pengene sætter sig fast
Debitorerne. Ikke «vi er gode til at få betalt», men det faktiske antal dage fra faktura til betaling. Måler I det ikke, ved I det ikke. Tre dage længere på tværs af alle kunder er mange penge, når omsætningen er af en vis størrelse.
Igangværende arbejde. Arbejde, der er udført, men ikke faktureret. I en virksomhed med tredive ansatte er det ofte den største og mest usynlige post — den står ingen steder, før nogen tæller den op.
For hurtig betaling til leverandørerne. Betaler I ved modtagelse, når der står tredive dage på fakturaen, forærer I en måneds likviditet væk. Det er gratis at bruge den kredit, I allerede har fået.
Moms og A-skat brugt som driftskapital. Det er de penge, der ligger på kontoen mellem opkrævning og afregning. De er ikke jeres. Bruges de, opdager man det først på fristen — og så er det for sent at gøre noget ved.
Hvad man gør, når det strammer
I rækkefølge, og rækkefølgen er ikke tilfældig:
Ring til banken, før I har brug for det. En kreditfacilitet, der forhandles, mens tallene ser fornuftige ud, er billigere end en, der forhandles, når de ikke gør. Det er det enkeltråd, der flytter mest — og det, færrest følger.
Fakturér hurtigere. Ikke ved månedens udgang, men når arbejdet er færdigt. På længere opgaver: aconto undervejs.
Ryk systematisk. Ikke når nogen kommer i tanke om det, men efter en fast rytme. Det behøver ikke være hårdt — det skal bare være forudsigeligt.
Tal med leverandørerne, før I bliver for sene. En aftalt udskydelse koster goodwill. En uaftalt koster rykkergebyrer og en samtale, I helst var foruden.
Udskyd investeringer. Det er sidst på listen med vilje. Det er den nemmeste knap at trykke på og den, der oftest koster mest på længere sigt.
Når det ikke er et likviditetsproblem
Nogle gange er det ikke timingen, der er galt. Det er indtjeningen.
Er I stramme hver eneste måned, uanset sæson, uanset hvor godt I rykker, og uanset hvor hurtigt I fakturerer, så er det ikke et likviditetsproblem forklædt som noget andet. Så er det et dækningsbidragsproblem.
Det er ubehageligt at høre, og det er den vigtigste sætning i hele artiklen. Et likviditetsoverblik løser ikke en pris, der er sat for lavt. Det gør bare, at I opdager det tidligere.
Hvad det kræver
Overblikket er kun så godt som tallene bag det. Bogføringen skal være løbende, banken afstemt hver måned, og debitorer og kreditorer skal stemme. Er bogføringen seks uger bagud, er et likviditetsoverblik et gæt med streger på.
Det er også derfor, det sjældent er bogholderens opgave. At føre bilag og at læse tal er to forskellige fag. Skridtet imellem dem er dét, en ekstern økonomifunktion dækker — controller- eller CFO-arbejde et par dage om ugen, uden en fast ansættelse.
Overvejer I i stedet at ansætte, har vi regnet på, hvad det koster, i Hvad koster en økonomichef?
Kort fortalt
Overskud er ikke penge på kontoen. Vokser I, binder væksten kapital, før den frigiver den.
Byg et rullende overblik tretten uger frem, opdatér det en gang om ugen, og se på ét tal: det laveste punkt, og hvornår det falder. Ring til banken, mens tallene stadig ser gode ud.
Skal vi bygge det sammen med jer, så ring på 71 79 37 42 eller skriv til tal@probitas.dk.
Kilder
Momsperioder og frister følger Skatteforvaltningens regler: halvårlig afregning under 5 mio. kr. i omsætning, kvartalsvis mellem 5 og 50 mio. kr., månedlig derover. Grænserne for stor virksomhed ved A-skat og AM-bidrag er 1.000.000 kr. henholdsvis 250.000 kr. om året. Jeres egen registrering fremgår af TastSelv Erhverv.
Det håndgribelige resultat er en månedsrapport, ledelsen kan handle på — vi har beskrevet, hvad der skal stå på den.
Er I i tvivl om, hvad I mangler — hænder, overblik eller sparring — så start ved symptomet i stedet for ved titlen.
Hvordan det ser ud, når likviditeten er det, der driver opgaven, har vi beskrevet blandt vores cases.
