Bogføring med AI og ChatGPT: her går det galt | Probitas
Kan du lade AI bogføre for dig? Se, hvor det typisk går galt med moms, fradrag og bilag, og hvorfor det koster mere at rydde op end at gøre det rigtigt fra start.
bogfoering-med-ai
Kort fortalt
- AI giver sikre svar, også når de er forkerte, og uden faglig erfaring er det svært at se forskel.
- De fleste fejl opstår i bilagene, i momsen og i fradragene, og de bliver tit gentaget på hvert eneste bilag af samme slags.
- Det er altid mere besværligt og dyrere at rette fejl bagefter end at få bogføringen lavet rigtigt fra starten.
Det er fristende at lade en chatbot tage sig af bogføringen. Du tager et billede af kvitteringen, spørger, hvilken konto den skal på, og får på få sekunder et svar, der lyder helt rigtigt. For mange selvstændige føles det som en genvej til et bogholderi, der passer sig selv.
Svaret lyder rigtigt, uanset om det er rigtigt. Det er den største faldgrube, og den er svær at få øje på, hvis du ikke selv har arbejdet med regnskab.
Hos Probitas bruger vi selv kunstig intelligens, når vi bygger robotter til rutinearbejdet, og de er sat op af folk, der kender reglerne. Når den faglige viden mangler, er det typisk de samme steder, det går galt.
Faldgruberne, når AI bogfører for dig
Svaret lyder sikkert, også når det er forkert
En sprogmodel er bygget til at give et sammenhængende svar, og den siger sjældent, at den er i tvivl. Den kan finde på en regel, blande gamle og nye regler sammen eller bruge regler fra et andet land, og formuleringen er lige så rolig, som når den har ret. Har du ikke selv faglig erfaring, kan du ikke høre forskel.
AI ved ikke altid, hvad der er et bilag
Vi oplever ofte, at AI ikke forstår, hvad der kan godkendes som et bilag. Den bogfører gerne på det, du viser den, så længe der står et beløb. Et bilag skal vise, hvad der er købt, hvornår handlen skete, og hvad den kostede inklusive moms, og når du køber noget, skal bilaget komme fra sælger.
Dankortkvitteringen fra terminalen er et godt eksempel. Den viser beløbet, men hverken hvad du har købt eller hvor meget moms der er i prisen, og derfor kan den ikke bruges som bilag alene. Det samme gælder en seddel, hvor du selv har skrevet ned, hvad du har brugt. Mangler det rigtige bilag, kan du miste fradraget for udgiften, og bagefter er det tit svært at få fat i. I vores indlæg om bilag kan du se, hvad et bilag skal indeholde.
Momskoden bliver forkert
Moms er det sted, hvor fejlene oftest koster penge. Regnskabssystemer som e-conomic, Dinero, Billy og Business Central har som regel de rigtige momskoder sat op, så det er valget af kode på det enkelte bilag, der afgør, om momsen bliver opgjort rigtigt. Det er dér, AI ofte fejler. Den vælger en kode ud fra det, der står på fakturaen, og den kender sjældent forskel på et køb fra udlandet og en udgift, hvor du kun må trække en del af momsen fra.
Et kendt eksempel er annoncer hos Google og Meta. Fakturaen er uden dansk moms, og får købet den forkerte kode, bliver det opgjort forkert i momsangivelsen. Fejlen er svær at se, fordi systemet regner helt korrekt med den kode, det har fået. Du kan læse mere om, hvordan moms hænger sammen.
Privat og erhverv flyder sammen
Telefonen, bilen, computeren og kontoret derhjemme bliver tit brugt både privat og i virksomheden, og reglerne for, hvad du må trække fra, er detaljerede. Spørger du en chatbot, om du kan trække noget fra, svarer den tit ja, fordi spørgsmålet lægger op til det. Hvor stor en del, der er erhvervsmæssig, og hvordan du dokumenterer det, afhænger af dine forhold, og dem kender værktøjet ikke. Vi har samlet reglerne for, hvad du kan trække fra som selvstændig.
Kontoen vælges efter det, der står på bilaget
En AI vælger konto ud fra teksten på bilaget. En ny computer til virksomheden kan se ud som en almindelig udgift, og alligevel skal større anskaffelser ofte afskrives over flere år, hvilket påvirker både resultatet og skatten. Et depositum, et lån eller penge, du selv sætter ind i virksomheden, er heller ikke udgifter eller indtægter, selv om pengene går ind og ud af kontoen. Den slags fejl viser sig først, når året skal gøres op, og så er de svære at finde.
Den samme fejl rammer alle bilag af samme slags
Når en person laver en fejl, rammer den som regel ét bilag. Når et værktøj har fået en forkert regel ind, bruger det den på alle bilag af samme slags, måned efter måned. Fejlen bliver systematisk, og den kan nå at vokse sig stor, før nogen opdager den.
Tallene bliver aldrig afstemt
Bogføring handler også om at få tallene til at passe sammen. Banken skal afstemmes med bogføringen, og momsen skal stemme med det, der er indberettet. En chatbot ser kun det bilag, du viser den, så den kan ikke se, at et beløb mangler, eller at en faktura er bogført to gange. Det er afstemningen, der fanger de fejl, og uden den kan et regnskab se pænt ud og stadig være forkert.
Loven stiller krav til, hvor bogføringen ligger
Siden 1. januar 2026 skal også personligt ejede virksomheder med en nettoomsætning over 300.000 kr. i to år i træk bogføre digitalt, og for selskaber har kravet gældt i længere tid. Bilag og posteringer skal ligge i et digitalt bogføringssystem, der lever op til bogføringsloven, og en samtale med en chatbot eller et regneark, den har lavet til dig, er ikke sådan et system. Kravene står i vores gennemgang af den nye bogføringslov.
Dine bilag indeholder andres oplysninger
Bilag indeholder navne og adresser og nogle gange oplysninger om dine kunder og ansatte. Lægger du dem ind i et gratis AI-værktøj, ved du ikke altid, hvor de ender, eller om de bliver brugt til at træne værktøjet, og ansvaret for oplysningerne følger med dig.
Ansvaret er stadig dit
Det er virksomheden, der står til ansvar for bogføringen, også når et værktøj har lavet den. Skattestyrelsen ser på det, du har indberettet, og en forkert momsangivelse skal rettes, uanset hvem der foreslog tallet.
Det koster mere at rydde op end at gøre det rigtigt fra start
Når bogføringen er lavet rigtigt fra første bilag, er kontoplanen sat op til din virksomhed, momsen bliver opgjort korrekt hver gang, og banken bliver afstemt løbende. Så kan tallene bruges, når du skal træffe beslutninger, og årsafslutningen bliver en afslutning på året.
At rette fejl bagefter er et andet og større arbejde. Hver fejl skal først findes, og fordi fejl fra et værktøj tit er systematiske, skal der kigges på alle bilag af samme slags, måned for måned. Hver postering skal forstås, før den kan rettes, og er momsen gjort forkert op, skal tidligere momsangivelser rettes. Har du betalt for lidt, skal forskellen betales.
Derfor bliver den første årsrapport efter et år med fejl i bogføringen typisk dyrere end de næste, og dertil kommer den tid, du selv bruger på at finde bilag frem og svare på spørgsmål om ting, der skete for længe siden. Pengene, der blev sparet ved at lade en chatbot bogføre, er som regel brugt flere gange, når der skal ryddes op.
Lad os klare det fra starten
Hos Probitas laver vi bogføring på abonnement fra 1.500 kr. om måneden ekskl. moms med tre måneders binding. Vi sætter bogholderiet op til din virksomhed fra begyndelsen, og du får en fast person, der kender dine bilag, og som du kan ringe til, når du er i tvivl. Du kan regne en vejledende pris ud på et par minutter eller læse mere om, hvad en bogholder koster.
Har du allerede bogført et stykke tid med AI og er usikker på, om tallene holder, kan vi gennemgå det og rydde op, før årsrapporten skal laves. Oprydningen prissætter vi for sig, så du kender omfanget fra start, og jo før vi kommer ind over, jo mindre er der at rette.
Spørgsmål om AI og bogføring
Må jeg bruge ChatGPT til min bogføring?
Ja, du må gerne bruge AI som hjælp. Bogføringen skal stadig ligge i et digitalt bogføringssystem, der lever op til bogføringsloven, og det er dig, der står inde for, at den er rigtig.
Hvorfor er det dyrere at rydde op end at bogføre rigtigt fra start?
Fordi hver fejl skal findes, forstås og rettes, og fejl fra et værktøj går tit igen på mange bilag. Er momsen gjort forkert op, skal tidligere momsangivelser også rettes. Når bogføringen er rigtig fra starten, er der ingen af de opgaver.
Kan I overtage en bogføring, der er lavet med AI?
Ja. Vi gennemgår det, der er bogført, retter fejlene og sætter bogholderiet op, så det kører rigtigt fremover. Oprydningen prissætter vi for sig, så du kender omfanget, før vi går i gang.
Bruger I selv AI hos Probitas?
Ja. Vi bruger kunstig intelligens til at bygge robotter, der tager sig af rutinearbejdet, og de er sat op af folk, der kender reglerne.
